المشكلات الإدارية وأثرها على تطوير الأداء المؤسسي
الدمام – فتحيه عبدالله
للكاتب – سعيد الباحص
لا تخلو أي مؤسسة أو كيان إداري من تحديات قد تطرأ على منظومة العمل الإداري مما تعرقل تحقيق أهدافها والوصول إلى غاياتها في إرضاء المستفيد مما يتطلب إيجاد مهارات معينة تمكن هذه المنظومة من مواجهة هذا النوع من المشكلات الإدارية والتنظيمية بحيث تكون تلك القدرات والمهارات تحسن فهم عملية التخطيط والقدرة على تحليل المشكلات ومعرفة أسبابها الحقيقية بالإضافة إلى الإلمام الكامل بالمعوقات الإدارية والتنظيمية التي تحيط بالعمل في المنظمة لهذا فالمدير يحتاج إلى أن يكون على إلمام كامل بالمشكلات المتعلقة بممارسة المناشط الفنية .
وتحت هذا المفهوم دوما يتردد طرح السؤال التالي هل حل المشكلات الإدارية علم أم فن فمنهم من يرى ذلك علما استنادا إلى النظريات والعلوم الإدارية وآخر يراه فنا لكونه يعتمد على خبرات ومواقف ومهارات ومعارف متخذي القرار الإداري ومنهم من جمع بين المنهجين علم وفن .
قبل الشروع في تحديد ماهية مفهوم المشكلة الإدارية يحدث هناك خلط بين عدد من المفاهيم التالية الأزمة المشكلة والكارثة لهذا فالمشكلة في مراحلها المتقدمة يمكن أن تصل إلى مستوى الأزمة وإذا تفاقمت بصورة أكبر يمكن اعتبارها كارثة لهذا تعرف المشكلة بشكل عام بأنها عائق أو مانع يحول بين الفرد أو المنظمة والهدف الذي يسعى إلى تحقيقه وتعبر المشكلة عن حدث له شواهد وادلة تنذر بوقوعه بشكل تدريجي غير مفاجيء يجعل من السهولة بمكان إمكان التوصل إلى حل بشأنها
لهذا هناك صلة وثيقة بين المشكلة والأزمة حيث أن المشكلة هي سبب الأزمة ولكنها لا تكون هي الأزمة بحد ذاتها.
لهذا تعرف المشكلة الإدارية بأنها المكمن الذي يسبب تعطيل النظام الإداري أو قصوره عن القيام بوظائفه وتحقيق أهدافه. وبمعنى آخر مستوى من التعقيد يحدث حالة فجوة بين النتائج التي تم تحقيقها وتلك المتوقعة أو المخطط لها.
وقد صنف عدد من الباحثين المشكلات الإدارية وفق معايير متباينة وعرفوها بطرق مختلفة ومن التصنيفات المعروفة تصنيف ريتمان الذي حصر المشكلات في خمسة أنواع استنادا إلى درجة وضوح المعطيات ، والأهداف وتكمن هذه الأنواع في التالي:
١. مشكلات تكون فيها المعطيات والأهداف واضحة ومحددة .
٢. مشكلات تكون فيها المعطيات واضحة جدا بينما الأهداف غير محددة بصورة واضحة يكون الحل ممكن لكن بصعوبة .
٣. مشكلات تكون معطياتها غير واضحة، بينما الأهداف واضحة ومحددة.
٤. مشكلات تكون المعطيات والأهداف غير واضحة.
٥. مشكلات الاستبصار بمعنى مشكلات لها إجابة صحيحة لكن الإجراءات اللازمة للانتقال من وضع إلى وضع نهائي غير واضحة وتحتاج إلى مجهود لإعادة صياغة المشكلة.
ومن أسباب حدوث المشكلات الإدارية :
١. تعدد الأهداف وتعارضها بحيث تكون الأهداف متشابكة ومتعارضة وبهذا يصعب على متخذي القرار حسم الأمر بسهولة
٢. محدودية الموارد المتاحة سواء البشرية أو المادية وعدم القدرة على توظيفها التوظيف الصحيح.
٣. التركيبية بمعنى أن المشكلة جاءت نتيجة مشكلات ثانوية وسببية يتطلب حلها إلى التمييز بينها وبين المشكلة الرئيسية وبين كل مشكلة وأسبابها.
٤. الغموض نتيجة العشوائية والعوامل السببية والتي قد تكون لأسباب ذاتية أو موضوعية ومحدودية المعرفة بمعنى ندرة المعلومات من حيث الكم والكيف وقصور منظومة الأساليب والتقنيات العلمية في تلبية حاجة متخذي القرار في تشخيص وتحليل المشكلات.
ومن الخطوات المهمة الواجب اتباعها عند العمل على حل المشكلات الإدارية العمل وفق التالي :
١. تحديد المشكلة وتشخيصها.
٢. تحليل المشكلة .
٣. إيجاد البدائل لحل المشكلة
٤. تقديم واختبار البدائل المتاحة لحل المشكلة
٥. اختيار الحل المناسب للمشكلة
٦. اتخاذ القرار المناسب لحل المشكلة
٧. متابعة تنفيذ القرار وتقويمه
٨. السرعة في حل المشكلة قد يضيع الوقت والجهد ويساهم في خلق مشكلة جديدة.
٩.الموازنة بين الفعل التكيفي ( لتهدئة الآثار) وبين الفعل التصحيحي التوصل إلى حل .
١٠. التعايش مع المشكلة أمر مطلوب لهذا مطلوب العمل على إشاعة ثقافة الحوار والنقد البناء بين العاملين.
اخيرا تعد مشاركة الأفراد داخل المنظمة في اتخاذ القرار تجاه المشكلة الإدارية عملية ناجحة وفعالة ولها مزايا متعددة تجاه حل المشكلة بذاتها ومن تلك المزايا:
١. تناول المشكلة بصورة جماعية يؤدي إلى دراستها بشكل متكامل واتخاذ القرار يتصف بدرجة أعلى من الثقة والموضوعية.
٢. توفر المعلومات والأفكار حول الموضوع أو المشكلة المراد حلها وذلك بالاستفادة من مهارات الموظفين وقدراتهم.
٣. تحقيق مبدأ الانتماء للمنظمة وتحقيق الذات والإحساس بالرضا الوظيفي والشعور بالمسؤولية بأنهم أعضاء فاعلون في مجموعة مهمة .
٤. تعزيز مبدأ التواصل بين المدير والموظفين مما يسهم في تعزيز الثقة المتبادلة بينهم
٥. تنمية المناخ الايجابي المشجع لحالة التغيير والتجديد وتقبله في إطار مصلحة المنظمة والعاملين فيها .
